La accesibilidad es a menudo una ocurrencia tardía. Incluso los organizadores de eventos y activistas que normalmente trabajan para asegurarse de que sus eventos en persona sean accesibles en ocasiones pueden olvidar que los eventos virtuales también deben ser accesibles para todos.
Una de las cuestiones más importantes de la accesibilidad para eventos virtuales es que debe ser una prioridad en el proceso de planificación, es decir, desde el principio.
¿Eres una empresa organizadora de eventos y actualmente gestiones eventos online?
¿ Eres una una entidad que quiere realizar un webinar para atraer más público y que conozcan sus servicios? ¿ Estás pensando en realizar una formación virtual para tus empleados? Sigue leyendo...
Planificando tu evento virtual
¿Dónde y cómo se llevan a cabo tus eventos virtuales?
Como punto de partida, ¿cuál va a ser el alcance de tu evento virtual y en qué plataforma planeas organizarlo?
Proporciona información sobre cómo acceder al evento para personas con acceso limitado o nulo a Internet en el hogar. Si estás organizando un evento a través de un software de videoconferencia como Zoom, Hangouts Meet de Google o GoToMeeting, ofrece la opción para que los asistentes llamen por teléfono y participen sin tener ordenador o internet.
Si todos tienen acceso a Internet, ¿qué otra tecnología podrían necesitar los asistentes para participar plenamente? Si el evento es en redes sociales (es decir, Facebook Live, Instagram Live / Stories, YouTube Live ), ¿ deben los asistentes tener una cuenta en esa plataforma para participar? ¿Has examinado los problemas de accesibilidad inherentes a la plataforma que estás utilizando?
Explora las funciones de accesibilidad que están integradas en las plataformas que estás pensando usar en tu evento y determina lo que podrías necesitar proporcionar, como los subtítulos. Compara las diferentes opciones disponibles para organizar tu evento y decidir cuál es la mejor opción.
Incluye personas con discapacidad en tus eventos
¿ Has pensado que a las personas con discapacidad también les gustaría poder participar en tus actividades? En esta sociedad diversa en la que vivimos, a veces es necesario recordar que no todos tenemos las mismas caracteristicas. Pero sí.. están ahí.. y ¿ sabes qué? también quieren y pueden participar de en tus eventos.
¿Qué debes hacer por adelantado?
Si eres un organizador del evento, comparte lo que ya estás planeando hacer para aumentar el acceso a tus eventos. ¿ Cómo pueden contactar contigo los asistentes si tienen alguna otra necesidad? Haz que esto sea posible mediante un formulario (de forma anónima o con su nombre) en el que puedan solicitar que se cumplan las necesidades de acceso específicas que tengan.
Ofrece toda la información de accesibilidad por adelantado y públicamente a los asistentes interesados. ¿ Has pensado en tener una persona específica con conocimientos de accesibilidad como contacto para tu evento?
Incluye en tu presupuesto un partida para el subtitulado, la interpretación en lengua de signos y otras posibles necesidades de accesibilidad. Asegúrate de que el servicio que estás utilizando para organizar el evento virtual sea compatible con tecnología de asistencia como lectores de pantalla. La plataforma que estás utilizando ¿permite escuchar + hablar audio en el ordenador y escuchar + hablar audio por vía teléfono?
Asegúrate de utilizar un formato de archivo accesible. Otras buena idea es permitir que los asistentes envíen preguntas y comentarios por adelantado.
Si proporcionas cualquier material escrito o visual con anticipación, tus asistentes tendrán una idea de qué esperar y la capacidad de poder planificarse con anticipación.
Echa un vistazo a los Principios de diseño inclusivo y analiza si tu planificación del evento los mantiene. ¿Cómo puedes ser lo más inclusivo posible?
[ Photo by Melisa Hildt on Unsplash ]
Si has optado por usar Zoom, toma precauciones para evitar "Zoom Bombing" y otros problemas de seguridad. Es importante también asegurarnos de que todos tengan acceso a los enlaces o códigos de inicio de sesión que necesitan para unirse a una videollamada en vivo con anticipación.
Preparación de invitaciones virtuales y presentaciones
Es interesante asegurarnos de que las fuentes sean fáciles de leer y que el texto sea grande y tenga un buen contraste de color. Para ello utiliza un lenguaje sencillo. Recuerda, menos siempre es más. Trata también de utilizar un lenguaje inclusivo. Si utilizas imágenes, incluye texto alternativo y descripciones de imágenes.
Si compartes videos pregrabados, asegúrese de describir lo que sucede en el video y agrega subtítulos utilizando programas o aplicaciones como:
Si estás subiendo el video a YouTube, tienes la opción de usar subtítulos automáticos y luego editar esos subtítulos para corregir cualquier error antes de publicarlo. Otra muy buena opción es contratar a un experto para escribir subtítulos para tus videos.
No olvides contratar a un profesional para que realice la interpretación en lengua de signos; entidades como FILSE que representa a los Intérpretes de Lengua de Signos en España, pueden resultar de ayuda para corroborar que a quien contratas, es un profesional con la titulación vigente en regla.
También tienes la opción de contratar a un profesional que proporcione subtítulos en tiempo real a través de proveedores como STENOTYPE para seminarios web u otros eventos en los que los oradores vayan a interactuar con los asistentes y en los que se responderán preguntas en tiempo real.
Durante tu evento virtual
Acceso para personas sordas o con discapacidad auditiva
Es importante asegurarnos de que el audio sea claro; La mala calidad de audio puede dificultar que las personas que acceden al evento participen en igualdad de condiciones. Existen aplicaciones que pueden ayudar a reducir el ruido de fondo en las llamadas, como Krisp.
Recuerda que el uso de auriculares con cancelación de ruido siempre que sea posible, mejorarán el audio. La ubicación de los anfitriones y presentadores en una habitación tranquila donde no se les moleste facilita también la dinámica de una reunión.
Para mantener el ruido de fondo al mínimo y para que los asistentes puedan escuchar fácilmente, puedes silenciar a todos los asistentes, excepto a aquella persona que va a hablar.
Pide a las personas que hablan que digan su nombre cada vez que hablan, para que los subtituladores, los intérpretes y los asistentes sepan quién está hablando.
Acceso para personas con discapacidad visual
Es importante asegurarnos de que la cara del ponente esté bien iluminada y se pueda ver claramente.
Si existe un método que se utilizará para votar o para señalar quién puede hablar después, debemos asegurarnos de que todos los participantes puedan acceder al proceso.
Es necesario también describir escenarios en vivo, a modo de audiodescripción.
Describe cualquier imagen, lee cualquier texto que aparezca en la pantalla y describe cualquier cosa que haga un gesto como si se lo estuviera explicando a alguien que no está en la misma habitación que nosotros.
Acceso para personas con discapacidad intelectual o del desarrollo
Se paciente con tus asistentes cuando expliques cómo usar las plataformas en línea, piensa que no todo el mundo las ha utilizado con anterioridad. Repetir la información si es necesario, resulta de gran ayuda.
Utiliza un lenguaje accesible y sencillo durante el evento y evita usar jerga.
Crea un tiempo de procesamiento o interrupciones en tu evento.Deja tiempo suficiente para preguntas. Las prisas nunca son buenas.
Ofrece la opción a cualquier persona para que utilice el chat para que sus mensajes se lean en voz alta a todos durante el evento.
Después de tu evento virtual
Puedes compartir materiales en un formato accesible. Si tu equipo tuiteó en vivo el evento o si un chat de Twitter fue parte del evento, crea un post u otra colección fácil de leer para cualquier persona que no pudiera participar en vivo, tenga acceso. Ofrece a tus asistentes la oportunidad de proporcionar comentarios sobre tu evento, incluida la accesibilidad, ya que esto te ayudará a planificar tu próximo evento. Haz de la accesibilidad una conversación continua e inclusiva en tu comunidad para todo tipo de eventos.
Recuerda: "la accesibilidad es un proceso de aprendizaje"
Incluso para las personas con discapacidad, la accesibilidad, y hacer el trabajo para asegurarse de que sus propios eventos sean accesibles, es un proceso de aprendizaje. Es importante para todos nosotros reconocer que otros pueden tener necesidades de acceso que difieren de las nuestras. En lugar de hacer suposiciones, ofrece a tus asistentes formas fáciles y claras para que puedan solicitar que se cumplan sus necesidades específicas de acceso, formas en las que puedan incluir comentarios después del evento.
Todos podemos hacer que la accesibilidad sea una prioridad y mantener la mente abierta para cambiar nuestros procesos, aprender más y crear eventos que sean inclusivos y acogedores para todos.
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